Communicatiebureau vergelijken

Een communicatiebureau helpt je zeggen wat je te zeggen hebt, aan de mensen voor wie het bedoeld is, op een moment dat het aankomt. Dat klinkt breed en dat is het ook: onder dezelfde noemer werken partijen die persrelaties doen, partijen die campagnes maken en partijen die vooral interne communicatie verzorgen. Op deze pagina zie je welke bureaus wat doen, wat ze rekenen en waar je vooraf op moet letten.

Wat een communicatiebureau anders doet dan een marketingpartij

Een communicatiebureau begint bij de boodschap en de ontvanger, niet bij het kanaal. Waar een marketingpartij vraagt hoeveel aanvragen je nodig hebt, vraagt een communicatiebureau wat mensen nu over je denken en wat ze zouden moeten denken. Dat verschil in openingsvraag bepaalt het hele traject dat erop volgt.

Daaruit volgt een tweede verschil. Een communicatiebureau werkt vaker met doelgroepen aan wie je niets kunt verkopen: omwonenden, medewerkers, toezichthouders, gemeenteraden. Voor die groepen bestaat geen advertentiebudget dat het probleem oplost, en dan valt alles terug op de kwaliteit van je verhaal en op de timing waarmee je het brengt.

Het derde verschil is het tempo. Een campagne wordt maanden vooruit gepland, maar een communicatiebureau moet ook binnen een uur kunnen schakelen als er iets misgaat. Vraag daarom altijd hoe de bereikbaarheid buiten kantooruren geregeld is en wie er dan opneemt.

Wanneer je een communicatiebureau inschakelt

Niet elk bedrijf heeft dit doorlopend nodig. Er zijn wel vijf situaties waarin een communicatiebureau zich vrijwel altijd terugverdient, en het loont om te kijken of je in een daarvan zit voordat je offertes opvraagt bij drie partijen tegelijk.

• Er staat een reorganisatie of fusie op de rol en je medewerkers horen het liever van jou.
• Je hebt te maken met een vergunningstraject waarin de omgeving meepraat.
• Je vakgebied is complex en journalisten schrijven er structureel iets verkeerds over.
• Er ligt een lancering waarbij pers, klanten en personeel op dezelfde dag iets moeten horen.
• Er is iets misgegaan en je hebt binnen een dag een lijn nodig die klopt.

Herken je hier niets in, dan is een communicatiebureau waarschijnlijk niet je eerste uitgave en kun je beter beginnen bij een partij die op aanvragen stuurt.

Communicatiebureau, design bureau of ontwerpbureau?

De namen overlappen en dat kost geld als je de verkeerde partij vraagt. Een design bureau maakt het zichtbare: opmaak, beeld, campagnemateriaal en soms de website. Een ontwerpbureau is in de praktijk vrijwel hetzelfde, met vaker een accent op ruimtelijk werk, verpakkingen of drukwerk in plaats van op schermen.

Een communicatiebureau denkt daarvóór: over de boodschap zelf, de volgorde waarin doelgroepen iets horen en de vraag wie het brengt. In de praktijk werken de drie vaak samen aan hetzelfde project, waarbij het communicatiebureau de lijn bepaalt en een ontwerpbureau of een design bureau de uitvoering doet. Vraag daarom in het eerste gesprek expliciet wat een partij zelf maakt en wat het uitbesteedt, want die verhouding bepaalt zowel je tarief als je doorlooptijd.

Wat een communicatiebureau kost

De tarieven volgen de vorm van de samenwerking. Losse projecten worden anders geoffreerd dan doorlopende ondersteuning, en een crisisdienst rekent weer op een derde manier. Vraag altijd in welke van deze drie vormen een voorstel valt, en wat er gebeurt zodra je halverwege wisselt.

Projectbasis

€ 5.000 tot € 25.000 voor een campagne of een lancering, inclusief strategie, materiaal en begeleiding. De prijs hangt vooral af van hoeveel er gemaakt moet worden en in hoeveel talen.

Strippenkaart of retainer

€ 1.500 tot € 4.000 per maand voor doorlopende ondersteuning: persrelaties, redactie, woordvoering en advies. Gebruikelijk bij organisaties zonder eigen communicatieafdeling.

Uurtarief

€ 95 tot € 175 voor senior adviseurs, met een toeslag voor werk buiten kantooruren en in het weekend. Handig voor incidentele vragen, ongeschikt voor structureel werk waarin niemand de uren bijhoudt.

Waar samenwerkingen misgaan

Communicatietrajecten lopen zelden stuk op de inhoud. Ze lopen stuk op mandaat en op snelheid, en die twee hangen samen. Let daarom op deze vier punten voordat je tekent.

• Er is geen vaste contactpersoon binnen jouw organisatie die mag beslissen.
• Elke tekst moet langs vier mensen, waardoor niets binnen een dag naar buiten kan.
• Het bureau kent je vak niet en moet elke keer opnieuw worden bijgepraat.
• Er werkt een ontwerpbureau mee dat de afspraken uit het adviestraject niet kent.
• Er is geen afspraak over wat er gebeurt buiten kantooruren of in vakanties.

Spreek daarom af wie er mag tekenen en binnen welke termijn. Een bureau dat om dat mandaat vraagt voordat het begint, weet uit ervaring dat snelheid het halve werk is en dat een goed advies op donderdag niets waard is als het pas dinsdag naar buiten mag.

Zo kies je het communicatiebureau dat bij je past

Vraag naar werk in jouw sector, en dan niet naar de mooiste campagne maar naar het lastigste dossier. Iedereen kan een productlancering begeleiden; interessanter is hoe een bureau zich gedroeg toen het nieuws slecht was en er onder tijdsdruk keuzes gemaakt moesten worden die niet meer terug te draaien waren.

Een communicatiebureau kies je daarnaast op de mensen, sterker nog dan bij andere disciplines. Je deelt straks dingen die je nog niet naar buiten hebt gebracht, en dat vraagt vertrouwen dat je in één gesprek al voelt of mist. Vraag wie je vaste adviseur wordt, hoeveel klanten die persoon bedient en wie er invalt bij vakantie. Zet dat naast de tabel bovenaan deze pagina, houd er drie over en spreek ze alle drie persoonlijk.